Direction des immeubles

Formulaire de réservation de locaux et d'espaces

Les champs marqués d'un astérisque * sont obligatoires.

1 - Type de demandeur

Veuillez ajouter une mention au générique indiquant que le tournage s’est déroulé dans le strict respect des consignes sanitaires.

2 - Identification du demandeur

Poste

3 - Identification de l'unité UdeM

Personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires sur place pour toute la durée de l’activité.

7. Mesures à faire respecter en tout temps

  • Port du couvre-visage ou un masque de protection en tout temps pour tous.
    • Les conférenciers, l’animateur ou l’animatrice pourront enlever le couvre-visage une fois assis dans leur fauteuil respectant la distanciation sociale ou une fois rendu sur scène pour présenter;
    • Un masque de procédure doit être porté lorsque la distanciation sociale de 2 mètres n’est pas possible et en l’absence de barrières physiques. Dans cette situation, outre le port du masque de procédure, des lunettes de protection sont requise OU la combinaison masque de procédure ET visière est requise.
  • S’assurer que toutes les personnes sur place respectent les mesures sanitaires requises
    • Rappel : Désigner une personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires;
    • Identifier les éléments clés à surveiller.

Autres liens et documents de référence utiles à la préparation d’une activité en présentiel

Poste

3 - Identification du regroupement ou de l'association UdeM

Personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires sur place pour toute la durée de l’activité.

7. Mesures à faire respecter en tout temps

  • Port du couvre-visage ou un masque de protection en tout temps pour tous.
    • Les conférenciers, l’animateur ou l’animatrice pourront enlever le couvre-visage une fois assis dans leur fauteuil respectant la distanciation sociale ou une fois rendu sur scène pour présenter;
    • Un masque de procédure doit être porté lorsque la distanciation sociale de 2 mètres n’est pas possible et en l’absence de barrières physiques. Dans cette situation, outre le port du masque de procédure, des lunettes de protection sont requise OU la combinaison masque de procédure ET visière est requise.
  • S’assurer que toutes les personnes sur place respectent les mesures sanitaires requises
    • Rappel : Désigner une personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires;
    • Identifier les éléments clés à surveiller.

Autres liens et documents de référence utiles à la préparation d’une activité en présentiel

Poste

3 - Identification du regroupement ou de l'association externe

Personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires sur place pour toute la durée de l’activité.

7. Mesures à faire respecter en tout temps

  • Port du couvre-visage ou un masque de protection en tout temps pour tous.
    • Les conférenciers, l’animateur ou l’animatrice pourront enlever le couvre-visage une fois assis dans leur fauteuil respectant la distanciation sociale ou une fois rendu sur scène pour présenter;
    • Un masque de procédure doit être porté lorsque la distanciation sociale de 2 mètres n’est pas possible et en l’absence de barrières physiques. Dans cette situation, outre le port du masque de procédure, des lunettes de protection sont requise OU la combinaison masque de procédure ET visière est requise.
  • S’assurer que toutes les personnes sur place respectent les mesures sanitaires requises
    • Rappel : Désigner une personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires;
    • Identifier les éléments clés à surveiller.

Autres liens et documents de référence utiles à la préparation d’une activité en présentiel

Poste

3 - Identification de la compagnie de production pour tournage

Personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires sur place pour toute la durée de l’activité.

7. Mesures à faire respecter en tout temps

  • Port du couvre-visage ou un masque de protection en tout temps pour tous.
    • Les conférenciers, l’animateur ou l’animatrice pourront enlever le couvre-visage une fois assis dans leur fauteuil respectant la distanciation sociale ou une fois rendu sur scène pour présenter;
    • Un masque de procédure doit être porté lorsque la distanciation sociale de 2 mètres n’est pas possible et en l’absence de barrières physiques. Dans cette situation, outre le port du masque de procédure, des lunettes de protection sont requise OU la combinaison masque de procédure ET visière est requise.
  • S’assurer que toutes les personnes sur place respectent les mesures sanitaires requises
    • Rappel : Désigner une personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires;
    • Identifier les éléments clés à surveiller.

Autres liens et documents de référence utiles à la préparation d’une activité en présentiel

Poste

(doc, docx, pdf)

(doc, docx, pdf)

4.1 - Identification de l'événement

$

4.2 - Dates et heures de l'événement

Date et heure de début :
Date et heure de fin :
Date et heure de début :
Date et heure de fin :

4.3 - Alcool et nourriture

Veuillez-vous assurer de remplir chacune des 9 conditions des directives relatives aux divers permis dans le cadre d’événements avec consommation d’alcool de l’Université de Montréal (40.30, au point 5). Cliquez ici pour plus d'informations .

Vous devez soumettre une demande auprès de la RACJ afin d’obtenir un permis de réunion pour servir que vous devrez affiché sur le lieu où il aura consommation d’alcool. De plus, vous devrez envoyer une copie de votre permis de réunion à dps@umontreal.ca avant la tenue de l’activité.

Prévoir un délai de 15 jours pour demander un permis de réunion à la RACJ .

Veuillez noter que vous devez soumettre une demande auprès de la RACJ afin d’obtenir le permis d’alcool que vous devrez affiché sur le lieu où il aura consommation d’alcool. De plus, vous devrez envoyer une copie de votre permis de réunion à dps@umontreal.ca avant la tenue de l’activité.

Pour tout étudiant, il est obligatoire d’avoir assisté à la formation « organisateur d’événements spéciaux » avant de réserver un espace pour la tenue d’un événement qui entre dans la définition d’événements spéciaux à l’Université. Ces formations sont offertes à tous les étudiants de l’Université de Montréal. Il est possible de s’inscrire sur le site web de la DPS. Les dates disponibles se retrouvent également sur le site web de la DPS.

Veuillez noter que vous devez soumettre une demande auprès de la RACJ afin d’obtenir le permis d’alcool que vous devrez affiché sur le lieu où il aura consommation d’alcool. De plus, vous devrez envoyer une copie de votre permis de réunion à dps@umontreal.ca avant la tenue de l’activité.

Veuillez noter que vous devez soumettre une demande auprès de la RACJ afin d’obtenir le permis d’alcool que vous devrez affiché sur le lieu où il aura consommation d’alcool. De plus, vous devrez envoyer une copie de votre permis de réunion à dps@umontreal.ca avant la tenue de l’activité.

4.4 - Lieu de l'événement

Si l'événement nécessite l'utilisation de plusieurs pavillons, veuillez nous en informer dans la section « Informations additionnelles ».

Veuillez spécifier le détail des activités pour chacune des salles nécessaires dans la section « Informations additionnelles ».

Services Équipement / Matériel requis
Item Prix unitaire Quantité
Chaise pliante et chaise empilable en plastique 2.00 $
Chevalet exécutif 3.00 $
Lutrin 5.00 $
Nappe pour repas (blanche ou bleue) 7.00 $
Nappe pour exposition (bleue) 4.00 $
Tableau d’affichage mobile (babillards) 7.00 $
Table rectangulaire (6’ x 3’) 5.00 $
Tribune 8' x 3' 5.00 $
Tableau pince-feuilles (Flip Chart) - avec feuilles - sans marqueur 2.00 $
Poteau avec cordons 2.00 $
Vestiaire mobile (25 cintres) 3.00 $
Table Bistro 5.00 $
Table ronde 5.00 $
Kiosque (1 table / 2 chaises / 1 babillard) 16.00 $
Test 3.00 $

* Coûts unitaires applicables

4.5 - Bail à venir

* À LIRE IMPÉRATIVEMENT *

Selon les informations fournies, il se peut que vous ayez des frais de location ainsi qu’un bail de location à signer. Pour cela, nous aurions besoin des coordonnées (courriel et cellulaire) de la personne signataire et du témoin. Cette personne doit être habilitée à signer un bail au nom de votre organisme. Par conséquent, la résolution du conseil d’administration sera nécessaire à avoir également ainsi que les coordonnées complètes du siège social de l’association.

Notez que l’Université de Montréal procède à une transformation numérique en retenant une approche sans papier, fiable et sécuritaire, pour la signature des contrats avec ses partenaires et fournisseurs. Vous pourrez ainsi accéder aux documents contractuels une fois le bail est signé sur la plateforme de signature électronique de confiance ConsignO Cloud.

Vous pourrez consulter les documents contractuels et les imprimer si vous le souhaitez. Vous signez ensuite électroniquement le bail à même la plateforme, avec votre ordinateur, tablette ou téléphone mobile. Vous recevrez par la suite une notification de la version finale des documents contractuels lorsqu’ils seront signés par l’Université. Les documents ainsi signés offrent un niveau élevé de fiabilité juridique en certifiant l’identité des signataires et l’intégrité des documents.

5 - Autres particularités et/ou commentaires reliées à l’activité proposée


384 caractère(s) restant(s)

6 - Protocole sanitaire


caractère(s) restant(s)

1. Planifier l’utilisation et la disposition des lieux

  • Il est nécessaire de visiter le lieu prévu avant le jour de l’activité;
  • Prévoir au besoin un plan d’aménagement de l’espace (ex. espace ouvert nécessitant l’installation de mobilier temporaire);
  • Si l’espace le permet, établir un sens de circulation, incluant une entrée et une sortie distinctes si elles ne sont pas déjà déterminées;
  • Mettre en place des stratégies d’adaptation de l’environnement, au besoin. Par exemple, identifier les lieux où l’ajout de barrières physiques supplémentaires est requis afin d’isoler les différentes zones de l’activité;
  • Prévoir l’affichage et la signalisation afin d’assurer le respect des règles sanitaires et les sens de circulation (le cas échéant);
  • Prévoir des stations de désinfection des mains et des surfaces.


1056 caractère(s) restant(s)

2. Décrire le déroulement de l’activité

  • Identifier le nombre de participants qui assisteront à l’événement au total et le nombre de personnes présentes en même temps selon le déroulement de l’événement;
  • Déroulement détaillé de l’activité, de l’arrivée au départ des personnes;
  • Expliquer comment les mesures de protection sanitaires seront intégrées et pourront être respectées. Adaptez les horaires, étaler les arrivées et les sorties lorsque possible;
  • Lorsque requis, planifier une prise de rendez-vous individuelle à heure fixe;
    • S’il est prévu d’avoir plusieurs intervenants à différents moments de l’activité;
    • Exemples d’activités: incluant différentes personnes à interviewer à tour de rôle, distribution de matériel à tous les étudiants d’un programme académique, etc.;
  • Lorsque requis, préparer une salle ou une zone d’attente
    • Exemple : lorsqu’il y a plusieurs intervenants à différents moments durant l’activité
    • Places assises disposées à 2m de distance


720 caractère(s) restant(s)

3. Préparer l’accueil et départ des participants

  • Envoyer un message à toutes les personnes de l’activité avant le jour de l’activité
    • Explications sur le déroulement de l’activité
    • Consignes sanitaires à respecter durant l’activité.
    • Compléter le test d’autoévaluation de l’état de santé/COVID-19 de l’UdeM avant de se présenter sur place le jour de l’activité: Autoévaluation de l'état de santé/COVID-19
  • Expliquer comment sera réalisé l’accueil des participants, incluant :
    • Contrôle du nombre de participants attendu tel qu’autorisé selon le palier d’alerte et de l’achalandage pour éviter les attroupements : liste de présences, marquage au sol permettant la distanciation de 2 mètres, personnel en nombre suffisant responsable de l’accueil, etc.;
    • Prise des présences avec confirmation que le questionnaire d’autoévaluation a été fait : Demandez à chaque personne si elle a complété le test d’autoévaluation de l’état de santé/COVID-19 qui leur aura été envoyé au préalable. Sinon, le faire verbalement avec la personne. Toute personne symptomatique doit quitter les lieux et ne peut participer à l’activité;
    • Désinfection des mains;
    • Distribution de masques de procédure au besoin;
  • Expliquer comment sera réalisé le départ des participants, incluant :
    • Désinfection des mains;
    • Contrôle de l’achalandage pour éviter les attroupements et garantir la distanciation de 2 mètres;
    • Donner un moyen aux participants de transmettre l’information aux organisateurs si leur état de santé se détériore suite à l’activité, le cas échéant.


432 caractère(s) restant(s)

5. Planifier une pause repas si elle est nécessaire

  • Le service de nourriture doit être évité le plus possible (repas, café, collation) car exige le retrait du couvre-visage ou masque;
  • Lorsque la durée de l’activité nécessite une pause repas, les options suivantes sont privilégiées;
    1. Chaque personne quitte le lieu de l’activité pour aller manger;
    2. Salle avec espaces de 2 mètres entre chaque personne, chaque personne a son repas individuel (pas de buffet ou de nourriture à partager).


384 caractère(s) restant(s)

6. Équipement ou matériel à partager ou à manipuler entre les intervenants

  • Identifier les moyens de protection supplémentaires requis pour utiliser l’équipement ou produire une procédure de désinfection adaptée à chaque équipement;
  • Élaborer une procédure afin de distribuer le matériel (avant l’utilisation) et de le disposer (après l’utilisation)
    Exemples :
    • Chacun des intervenants aura son propre matériel (micro, stylo …);
    • Désinfection du matériel entre chaque utilisateur (le changeur de diapositive);
    • Nettoyage du plateau de tournage entre les différentes sessions d’invités;
    • Période de quarantaines entre chaque utilisation pour le matériel ne pouvant pas être décontaminé.

Conserver le registre des présences de l’activité ainsi que les coordonnées (nom/prénom, téléphone ou courriel) permettant de communiquer avec les participants au besoin.

4. Tenir un registre des personnes présentes pour fin de traçage

  • Nom/prénom
  • Employé(e)/étudiant(e)/public
  • Statut : Organisateur, personnel en soutien technique, participant
  • Numéro de téléphone

7 - Confirmation

* À LIRE IMPÉRATIVEMENT *

Vous devrez nous fournir une attestation d’assurance responsabilité civile: Le responsable de l’activité du locataire ou de l’utilisateur externe à l’Université doit, à ses frais, souscrire et maintenir en vigueur pendant la durée de l’activité, une assurance de responsabilité civile d'un montant de deux millions de dollars (2 000 000 $) couvrant les dommages corporels, y compris le décès, les dommages matériels, la responsabilité contractuelle. Cette assurance doit couvrir les activités, et les personnes qui y assument une responsabilité. Par cette assurance de responsabilité civile, le locataire ou l’utilisateur externe à l’Université s’engage à indemniser, à garantir et à défendre l’Université, ses employés, contractants et mandataires, contre tous dommages, pertes, dépenses, réclamations, demandes, poursuites et actions en justice intentées par quiconque, qui découlent de l’activité, et contre l’ensemble des pertes ou dommages subis ou des frais assumés par l’Université et qui sont causés dans le cadre de l’activité.

Des frais de location sont applicables, voici notre grille de tarification.

Veuillez noter qu’un chèque de dépôt pour le coût de location sera exigé, ce chèque devra être transmis avant la signature du bail.

Pour la location de salle, vous allez devoir signer un bail et on aura aussi besoin d’un témoin. Pour cela nous aurions besoin des coordonnées (courriel et cellulaire) de la personne signataire et du témoin. Cette personne doit être habilitée à signer un bail au nom de votre organisme. Par conséquent, la résolution du conseil d’administration sera nécessaire à avoir également ainsi que les coordonnées complètes du siège social de l’association.

Notez que l’Université de Montréal procède à une transformation numérique en retenant une approche sans papier, fiable et sécuritaire, pour la signature des contrats avec ses partenaires et fournisseurs. Vous pourrez ainsi accéder aux documents contractuels une fois le bail est signé sur la plateforme de signature électronique de confiance ConsignO Cloud.

Vous pourrez consulter les documents contractuels et les imprimer si vous le souhaitez. Vous signez ensuite électroniquement le bail à même la plateforme, avec votre ordinateur, tablette ou téléphone mobile. Vous recevrez par la suite une notification de la version finale des documents contractuels lorsqu’ils seront signés par l’Université. Les documents ainsi signés offrent un niveau élevé de fiabilité juridique en certifiant l’identité des signataires et l’intégrité des documents.

* À LIRE IMPÉRATIVEMENT *

Vous devrez nous fournir une attestation d’assurance responsabilité civile : Le responsable de l’activité du locataire ou de l’utilisateur externe à l’Université doit, à ses frais, souscrire et maintenir en vigueur pendant la durée de l’activité, une assurance de responsabilité civile d'un montant de cinq millions de dollars (5 000 000 $) couvrant les dommages corporels, y compris le décès, les dommages matériels, la responsabilité contractuelle. Cette assurance doit couvrir les activités, et les personnes qui y assument une responsabilité. Par cette assurance de responsabilité civile, le locataire ou l’utilisateur externe à l’Université s’engage à indemniser, à garantir et à défendre l’Université, ses employés, contractants et mandataires, contre tous dommages, pertes, dépenses, réclamations, demandes, poursuites et actions en justice intentées par quiconque, qui découlent de l’activité, et contre l’ensemble des pertes ou dommages subis ou des frais assumés par l’Université et qui sont causés dans le cadre de l’activité.

Des frais de location sont applicables, voici notre grille de tarification.Veuillez noter qu’un chèque de dépôt pour le coût de location sera exigé, ce chèque devra être transmis aussitôt que possible avant la signature du bail.

Pour la location de salle, vous allez devoir signer un bail et on aura aussi besoin d’un témoin. Pour cela nous aurions besoin des coordonnées (courriel et cellulaire) de la personne signataire et du témoin. Cette personne doit être habilitée à signer un bail au nom de votre organisme. Par conséquent, la résolution du conseil d’administration sera nécessaire à avoir également ainsi que les coordonnées complètes du siège social de l’association.

Notez que l’Université de Montréal procède à une transformation numérique en retenant une approche sans papier, fiable et sécuritaire, pour la signature des contrats avec ses partenaires et fournisseurs. Vous pourrez ainsi accéder aux documents contractuels une fois le bail est signé sur la plateforme de signature électronique de confiance ConsignO Cloud.

Vous pourrez consulter les documents contractuels et les imprimer si vous le souhaitez. Vous signez ensuite électroniquement le bail à même la plateforme, avec votre ordinateur, tablette ou téléphone mobile. Vous recevrez par la suite une notification de la version finale des documents contractuels lorsqu’ils seront signés par l’Université. Les documents ainsi signés offrent un niveau élevé de fiabilité juridique en certifiant l’identité des signataires et l’intégrité des documents.

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