7. Mesures à faire respecter en tout temps

• Port du couvre-visage ou un masque de protection en tout temps pour tous.
  • Les conférenciers, l’animateur ou l’animatrice pourront enlever le couvre-visage une fois assis dans leur fauteuil respectant la distanciation sociale ou une fois rendu sur scène pour présenter;
  • Un masque de procédure doit être porté lorsque la distanciation sociale de 2 mètres n’est pas possible et en l’absence de barrières physiques. Dans cette situation, outre le port du masque de procédure, des lunettes de protection sont requise OU la combinaison masque de procédure ET visière est requise.
• S’assurer que toutes les personnes sur place respectent les mesures sanitaires requises
  • Rappel : Désigner une personne responsable d’assurer le respect des mesures sanitaires;
  • Identifier les éléments clés à surveiller.

Autres liens et documents de référence utiles à la préparation d’une activité en présentiel

• Dernières communications et informations à jour concernant l’évolution de la pandémie COVID-19 à l’UdeM : Info COVID-19
• Guide de retour sur le campus
• Portail employé Mon UdeM – onglet COVID-19 (fiches SST, directives, procédures, soutien, etc.)
• Guide tournage CNESST

1. Planifier l’utilisation et la disposition des lieux

• Il est nécessaire de visiter le lieu prévu avant le jour de l’activité;
• Prévoir au besoin un plan d’aménagement de l’espace (ex. espace ouvert nécessitant l’installation de mobilier temporaire);
• Si l’espace le permet, établir un sens de circulation, incluant une entrée et une sortie distinctes si elles ne sont pas déjà déterminées;
• Mettre en place des stratégies d’adaptation de l’environnement, au besoin. Par exemple, identifier les lieux où l’ajout de barrières physiques supplémentaires est requis afin d’isoler les différentes zones de l’activité;
• Prévoir l’affichage et la signalisation afin d’assurer le respect des règles sanitaires et les sens de circulation (le cas échéant);
• Prévoir des stations de désinfection des mains et des surfaces.

2. Décrire le déroulement de l’activité

• Identifier le nombre de participants qui assisteront à l’événement au total et le nombre de personnes présentes en même temps selon le déroulement de l’événement;
• Déroulement détaillé de l’activité, de l’arrivée au départ des personnes;
• Expliquer comment les mesures de protection sanitaires seront intégrées et pourront être respectées. Adaptez les horaires, étaler les arrivées et les sorties lorsque possible;
• Lorsque requis, planifier une prise de rendez-vous individuelle à heure fixe;
  • S’il est prévu d’avoir plusieurs intervenants à différents moments de l’activité;
  • Exemples d’activités: incluant différentes personnes à interviewer à tour de rôle, distribution de matériel à tous les étudiants d’un programme académique, etc.;
• Lorsque requis, préparer une salle ou une zone d’attente
  • Exemple : lorsqu’il y a plusieurs intervenants à différents moments durant l’activité
  • Places assises disposées à 2m de distance

3. Préparer l’accueil et départ des participants

• Envoyer un message à toutes les personnes de l’activité avant le jour de l’activité
  • Explications sur le déroulement de l’activité
  • Consignes sanitaires à respecter durant l’activité.
  • Compléter le test d’autoévaluation de l’état de santé/COVID-19 de l’UdeM avant de se présenter sur place le jour de l’activité: Autoévaluation de l'état de santé/COVID-19
• Expliquer comment sera réalisé l’accueil des participants, incluant :
  • Contrôle du nombre de participants attendu tel qu’autorisé selon le palier d’alerte et de l’achalandage pour éviter les attroupements : liste de présences, marquage au sol permettant la distanciation de 2 mètres, personnel en nombre suffisant responsable de l’accueil, etc.;
  • Prise des présences avec confirmation que le questionnaire d’autoévaluation a été fait : Demandez à chaque personne si elle a complété le test d’autoévaluation de l’état de santé/COVID-19 qui leur aura été envoyé au préalable. Sinon, le faire verbalement avec la personne. Toute personne symptomatique doit quitter les lieux et ne peut participer à l’activité;
  • Désinfection des mains;
  • Distribution de masques de procédure au besoin;
• Expliquer comment sera réalisé le départ des participants, incluant :
  • Désinfection des mains;
  • Contrôle de l’achalandage pour éviter les attroupements et garantir la distanciation de 2 mètres;
  • Donner un moyen aux participants de transmettre l’information aux organisateurs si leur état de santé se détériore suite à l’activité, le cas échéant.

5. Planifier une pause repas si elle est nécessaire

• Le service de nourriture doit être évité le plus possible (repas, café, collation) car exige le retrait du couvre-visage ou masque;
• Lorsque la durée de l’activité nécessite une pause repas, les options suivantes sont privilégiées;
  1. Chaque personne quitte le lieu de l’activité pour aller manger;
  2. Salle avec espaces de 2 mètres entre chaque personne, chaque personne a son repas individuel (pas de buffet ou de nourriture à partager).

6. Équipement ou matériel à partager ou à manipuler entre les intervenants

• Identifier les moyens de protection supplémentaires requis pour utiliser l’équipement ou produire une procédure de désinfection adaptée à chaque équipement;
• Élaborer une procédure afin de distribuer le matériel (avant l’utilisation) et de le disposer (après l’utilisation)
  Exemples :
  • Chacun des intervenants aura son propre matériel (micro, stylo …);
  • Désinfection du matériel entre chaque utilisateur (le changeur de diapositive);
  • Nettoyage du plateau de tournage entre les différentes sessions d’invités;
  • Période de quarantaines entre chaque utilisation pour le matériel ne pouvant pas être décontaminé.

4. Tenir un registre des personnes présentes pour fin de traçage

• Nom/prénom
• Employé(e)/étudiant(e)/public
• Statut : Organisateur, personnel en soutien technique, participant
• Numéro de téléphone